Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Verordnung, die den Schutz personenbezogener Daten regelt. Eine der Anforderungen der DSGVO ist die Archivierung von E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten.
Archivierung von E-Mails bedeutet, dass diese E-Mails nach dem Empfang oder dem Versenden sicher gespeichert werden und auf Anforderung jederzeit wiederhergestellt werden können. E-Mail-Archivierung kann dazu beitragen, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, indem sichergestellt wird, dass personenbezogene Daten geschützt sind und auf Anforderung gelöscht werden können.
E-Mail-Archivierung kann auf verschiedene Weise durchgeführt werden, wie zum Beispiel:
- Auf einem lokalen Server: E-Mails können auf einem lokalen Server gespeichert werden, der von einem IT-Fachmann verwaltet wird.
- In der Cloud: E-Mails können auch in einer Cloud-basierten Archivierungslösung gespeichert werden, die von einem Dienstleister bereitgestellt wird.
- Email Archivierungslösungen: Es gibt spezielle E-Mail-Archivierungslösungen die man kaufen und implementieren kann, die speziell für die Erfüllung der Anforderungen der DSGVO entwickelt wurden.
Unabhängig davon, welche Methode gewählt wird, ist es wichtig, dass die Archivierung von E-Mails regelmäßig überprüft und gepflegt wird, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen der DSGVO entspricht. Dazu gehört auch das sicherstellen das die Archivierung den Anforderungen von Revision und Überwachung entspricht.